L’étape numéro 1 avant de ranger ses papiers, c’est le tri. Commencez par vous installer dans une pièce calme, bien éclairée et spacieuse pour pouvoir disposer vos papiers. Pensez à effectuer ce tri en début de journée, car cela peut durer plusieurs heures… !
Ensuite, faites deux piles dans vos papiers : ceux à conserver et ceux à jeter.
Certains papiers sont à conserver à vie.
Par exemple le livret de famille, les factures importantes qui serviront en cas de rupture.
Gardez vos contrats de concubinage, de mariage ou de PACS même si l’union est révolue.
Gardez toujours vos papiers d’accident du travail en cas de rechutes.
Les factures et contrats EDF sont à garder durant 5 ans, les factures d’eau pendant 2 ans, vos décomptes de remboursement de sécurité sociale durant 2 ans, vos agendas professionnels durant 2 ans afin de prévenir tout litige avec votre employeur.
Vos tickets de caisse servent souvent de garantie pour les objets achetés; conservez les le temps nécessaire pour pouvoir faire fonctionner la garantie en cas de problème.
Vos factures de téléphone sont à gardez durant 1 an, période après laquelle il n’est plus possible de contester.
Vos attestations d’assurance durant 2 ans et durant 10 ans pour votre responsabilité civile.
Conservez vos bulletins de salaire jusqu’à votre retraite.
Vos anciens passeports peuvent servir encore durant 5 ans après expiration dans certain pays.
Garder vos baux et quittance de loyer sur une période de 5 ans pour prévenir tout litige avec vos anciens propriétaires.
Vos relevés de compte sont à conservez durant 10 ans, vos talons de chèque durant 1 an, vos contrats de prêt durant 2 ans après remboursement et jusqu’à 10 ans s’il s’agit d’un prêt immobilier.
Pour les impôts, il y a prescription au bout de 3 ans, donc jetez tout au-delà de 3 ans.
Une fois que vous avez fait se tri, faites des dossiers par catégories.
Un classeur banque, un impôt, un autre EDF, …etc
Où ranger ses papiers et comment ?
Le tri est fait, vos papiers n’attendent qu’à être rangés ?
Cette étape est indispensable. En vous assurant que tout est à sa place, elle vous fera gagner un temps précieux. Gageons même que vous éprouverez une certaine satisfaction après avoir ainsi fait place nette sur votre bureau, dans vos étagères où sur le meuble de l’entrée.
Pour réussir cette étape voici quelques conseils :
– Conseil numéro 1 : Rassembler les papiers au même endroit.
– Conseil numéro 2 : Dès que vous recevez de nouveaux papiers et que vous les avez traités, rangez-les immédiatement !
– Conseil numéro 3 : Jouer sur la déco : Si vous manquez de place et que vos documents doivent être stockés dans votre entrée, un couloir ou une pièce à vivre : faites-vous plaisir en joignant l’utile à l’agréable, le fonctionnel à l’esthétique : petits meubles à tiroir, boîtes en bois ou en métal, boites en carton personnalisées…
N’hésitez pas à mettre en place un système de code couleurs mais aussi à inscrire les informations comme les noms, les dates, la « catégorie » des documents de façon visible.
– Conseil numéro 4 : Prévoyez des rangements à part pour vos enfants : vous leur donnerez lorsqu’ils quitteront le nid !
Le numérique : sécurité et gain de place
A l’ère du numérique, la plupart des services publics marchands (Finances Publiques, mutuelles etc. ) ont dématérialisé leurs documents. Ceux-ci sont envoyés sous forme de fichiers PDF ou mis à disposition dans un espace personnel en ligne.
Si vous souhaitez rassembler vos documents (sans avoir à vous rendre sur le site internet de chaque organisme) vous avez la possibilité de les télécharger pour les classer dans vos ordinateurs.
La bonne idée : si vous combinez des supports papier et des supports numériques, utilisez les mêmes noms de dossiers pour votre ordinateur que celui de vos classeurs physiques.
Peut-être préférez-vous passer au « tout numérique » ? Dans ce cas, il vous faudra prévoir un temps pour scanner chacun de vos documents.
Un des avantages de la dématérialisation est de vous prémunir contre la perte de vos documents (vol, incendie, dégâts des eaux).
Le choix du mode de stockage est alors déterminant. Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
– Sur votre ordinateur (Dans des dossiers bien organisés). Il y a toutefois un risque en cas de panne grave ou perte de votre ordinateur,
– Sur un disque dur externe,
– Via un système de stockage numérique en ligne : il en existe plusieurs, comme Drive de Google (il suffit d’avoir un compte Google), Dropbox. Ceci dit, ils sont gratuits donc non protégés,
– Via un « coffre-fort numérique », c’est à dire un « cloud » (un espace de stockage crypté) protégé et sécurisé pour conserver tous vos documents. A noter : ces services sont payants.
Vous l’aurez compris, le tri et le rangement de vos papiers c’est un vrai investissement qui vous fera gagner du temps, de la place tout en facilitant l’entretien de votre maison.
Vous verrez quel bonheur lorsque l’on a un papier à retrouver en urgence et qu’on tombe dessus en moins de 5 minutes !
Vous pourrez vous dégagez encore plus de temps en faisant appel à une femme de ménage Ell’a services. Elle s’occupera de nettoyer et entretenir votre maison/appartement.
Le rangement méthodique auquel vous aurez procédé garantira un ménage d’autant plus efficace : quel plaisir de retrouver sa maison propre et rangée ! Vous souhaitez en savoir plus sur nos services, n’hésitez pas à demander un devis ici ou à nous contacter au 09 51 42 25 68 (prix d’un appel local).